企業合同檔案

Ⅰ 合同類檔案歸檔方法

你們是機關、事業單位還是企業？合同是什麼合同？如果說是普通機關單位，普通合同，比如街道與轄區企業簽的租房合同，按照普通文書歸檔就可以；如果是企業，獨立有一類合同檔案，那我就不太清楚了，請致電本地區檔案局企業檔案指導科。

Ⅱ 和公司簽訂合同後，有檔案和沒有檔案有什麼區別嗎

是可以提的，一般辦理離職後，公司不會也沒有權利扣壓你的檔案的。除非你合同期限內離職，那你也只需要交付一定的違約金。至於檔案是沒有任何牽連的。 如果是勞動合同，是禁止有違約金的。

Ⅲ 如何有效管理合同檔案

一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢後方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現「中途截流」和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在於抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:「採用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。」而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為准(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助於提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一並辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立後,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一並歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,並留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢後及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。採用這一方式,並通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助於從根本上解決合同檔案收集難的現象。
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特徵,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助於保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好
地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出於業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放於業務部門不利於保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例並不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
「重合同,守信用」企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒於合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,並及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用於檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便於統計查詢和開發利用信息,後者可以採取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述「二合一」的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分
對於合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面誇大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利於合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值並無具體標准可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善於綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助於合同檔案保管期限的劃分趨於准確合理。 四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由於合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批准(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,並在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認後備案存查。避免因疏於管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發
長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。在編研方式上,除了採取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業界的共識。
積極開發合同檔案資源,找准切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發揮更大的現實意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會信用體系的目的在於整頓和規范市場經濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風尚。其功能實現方式之一就是對社會、企業、個人誠實守信或違法違約行為進行懲惡揚善。對企業自身而言,通過收集本企業在工商、信貸、稅收、合同、社會公益等方面的成果(包括所獲得的資質證書、憑證及相關資料等) ,構築本企業信用體系架構,可以樹立和展示本企業良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過規范的合同管理,取得政府部門認證的「重合同守信用」企業稱號,無疑對樹立、宣傳本企業的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利於豐富社會和企業「信用管理體系」成果。
其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利於提高科學管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進行信用調查和分析評估;合同執行中,對合同執行情況進行跟蹤監督、分析評價,及時發現風險並採取應對措施;合同履行後,對合同執行情況進行統計匯總,發掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標准,建立動態的客戶信用等級等。從而使企業具有一定的識別、評估和規避客戶信用風險的能力。從這個意義上說,合同檔案也是企業建立「客戶信用管理體系」的重要信息流。可見,合同檔案信息資源的開發一旦與資信體系的建立相結合,兩者相得益彰,將會煥發出長久的生命力。積極探索二者建立關聯的模式、方法和深度,並加以提煉開發,恰恰是合同檔案編研新的切入點。

Ⅳ 請問企業的檔案要如何制定和管理，我指的是企業合同、協議、證照等的管理，越詳細越好。

您問請問企業的檔案要如何制定和管理，我指的是企業合同、協議、內證照等的管理？
答：我容在單位也是管理檔案工作的，我的做法是：
1、合同按照來保存的先後日期登記（序號、名稱、登記日期、）；
2、證照也是按照上述辦法登記；
3、、把上述的所有資料掃描存入電腦里，因為現在不管幹掃描都要證件（身份證、企業證照、學歷證、合同等），，分別在各自的文件夾內，這時候需要的時候就方便多了。

Ⅳ 與公司簽訂就業合同後，我的檔案怎麼處理

一.去單位工作通常不用調入你的檔案,如正式(非招聘)招你為單位員工,可以辦理畢回業生接收手續或招用手答續.如還有檔案管理權就可以調檔.沒有檔案管理權就不能調檔.
二.你自己在今年七月去人才中心辦理轉正,轉干手續就行了.
三.學校轉檔是轉到你報到證上寫的單位城市的人才中心.(戶口所在地的市(縣)人才中心).

Ⅵ 公司合同存檔辦法

可以按照合同編號，合同類別進行存檔。
第三十九條 合同作為公司對外版經濟活動的重要法律依據和憑證，權有關人員應保守合同秘密。
第四十條 業務部門、財務部門應當根據所立合同台帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內的合同訂立或履行情況，由法律顧問據此統計合同訂立和履行的情況，並向總經理匯報。
第四十一條 各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，由法律顧問確認後交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。
第四十二條 公司定期對合同管理工作進行考核，並逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同台帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。

Ⅶ 公司檔案應該怎樣分類

根據公司的情況檔案分類可以分成不同的類別:

一般有以下幾類:

1.文書檔案:

（1）黨群工作類:黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協會工作等；

（2）行政管理類：行政事務、治安保衛、審計工作、人事勞資、教育工作、醫療衛生、後勤福利、外事工作等

（3）經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業管理等

（4）生產管理類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環境保護、計量工作、標准化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等

2.科技檔案

（1）產品文字材料：各種任務書、建議書、協議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產品圖樣等

（2）科研文字材料：各種合同（協議書）、任務書、科研報告、調查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發明申請書等

（3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等

（4）設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規程、維護保養規程、設備圖樣等

3.財務檔案

會計原始憑證和報表中所附的各種借據、書面證明材料、分析報告等。

4.人事檔案

職工的招聘、履歷、培訓等

5.電子檔案

計算機磁帶、磁碟和光碟等

6.聲像檔案

照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等。

(7)企業合同檔案擴展閱讀：

《企業檔案管理辦法》國家檔案局、國家經委、國家計委聯合頒布的，該辦法是根據國務院關於加強企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業檔案工作，更好地為企業提高經濟效益服務制定的。

企業必須編制文件材料的歸檔范圍。企業文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

1、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。

2、經營銷售方面。有企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標准、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

5、計劃統計方面。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。

6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

9、教育培訓方面。有幹部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

10、黨、政、工、團工作方面。有企業黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料，企業行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

11、科學技術研究方面和工程建設方面，按有關規定執行。

12、其他方面。

Ⅷ 和單位簽訂勞動合同會記錄進檔案么

和單位簽訂勞動合同會記錄進檔案。
當事人所說的檔案，通常是指個人檔案，是由單位保管的，跟隨個人的工作，因此勞動合同作為個人重要文件，包括個人工作簡歷等等，通常會記錄。
另外，根據我國勞動合同法規定，用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，並在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。因此檔案也體現當事人的工作單位情況。
個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。一個人只要需要工作、需要生活，就離不開與社會上一些單位、一些部門、打交道，建立起個人檔案既是工作的需要，也是社會的需要，更是一個人在社會上工作和生活的需要，這是單位或企業了解一個人的重要手段。沒有檔案的人當然就不便於單位或企業了解你，對個人是肯定不利的。存放和保管好當然是一個重要環節。至於怎樣保管、在哪裡保管？一般應在縣(市)團級及以上的人事檔案管理部門，這主要是指國家行政或事業單位的在冊人員等；對於廣大的農村人口一般應有鄉鎮戶籍管理部門；對於企業單位另有規定，一般應在他的所屬上級行管單位。對於大量的流動人口則另有規定。
勞動合同 ，是指勞動者與用人單位之間確立勞動關系，明確雙方權利和義務的協議。訂立和變更勞動合同，應當遵循平等自願、協商一致的原則，不得違反法律、行政法規的規定。勞動合同依法訂立即具有法律約束力，當事人必須履行勞動合同規定的義務。
根據《中華人民共和國勞動法》（以下簡稱《勞動法》）第十六條第一款規定，勞動合同是勞動者與用工單位之間確立勞動關系，明確雙方權利和義務的協議。根據這個協議，勞動者加入企業、個體經濟組織、事業組織、國家機關、社會團體等用人單位，成為該單位的一員，承擔一定的工種、崗位或職務工作，並遵守所在單位的內部勞動規則和其他規章制度；用人單位應及時安排被錄用的勞動者工作，按照勞動者提供勞動的數量和質量支付勞動報酬，並且根據勞動法律、法規規定和勞動合同的約定提供必要的勞動條件，保證勞動者享有勞動保護及社會保險、福利等權利和待遇。

Ⅸ 勞動合同與檔案有關嗎

有關系。

如果與單位簽定了勞動合同、單位又有人事檔案管理許可權，單位就必須為你免費辦理、保管你的人事檔案。

如果單位沒有人事檔案管理許可權：你在與單位簽定勞動合同後應將人事檔案託管到當地人才中心。

《中華人民共和國勞動合同法》

第五十條 用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，並在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。

勞動者應當按照雙方約定，辦理工作交接。用人單位依照本法有關規定應當向勞動者支付經濟補償的，在辦結工作交接時支付。

用人單位對已經解除或者終止的勞動合同的文本，至少保存二年備查。

(9)企業合同檔案擴展閱讀

勞動合同作用

1、勞動合同是建立勞動關系的基本形式。以勞動合同作為建立勞動關系的基本形勢是世界各國的普遍做法。這是由於勞動過程是非常復雜的也是千變萬化的，不同行業，不同單位合同勞動者在勞動過程中的權利義務各不相同，國家法律法規只能對共性問題做出規定，不可能對當事人的具體權利義務做出規定，這就要求簽訂勞動合同明確權利義務。

2、勞動合同是促進勞動力資源合理配置的重要手段。用人單位可以根據深感經營或工作需要確定錄用勞動者的條件和方式數量，並且通過簽訂不同類型不同期限的勞動合同，發揮勞動者的特長合理使用勞動力。

3、勞動合同有利於避免或減少勞動爭議。勞動合同明確規定勞動者和用人單位的權利義務，這既是對合同主體雙方的保障又是一種約束，有助於提高雙方履行合同的自覺性，促使雙方正確行使權力，嚴格履行義務。因為勞動合同的訂立和履行有利於避免或減少勞動爭議的發生，有利於穩定勞動關系。