合同歸檔管理表格

A. 合同如何存檔管理

這個根據實際情況吧，你看看你們公司的合同一般都有多長時間的，一般一年以內的為短期，五年以下一年以上的為中期，五年以上的為長期，也可根據公司實際情況做調整，沒有統一的規定的吧

B. 文件歸檔的相關表格。

文檔管理指文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲、分類和檢索。每個文本具有一個類似於索引卡的記錄，記錄了諸如作者、文檔描述、建立日期和使用的應用程序類型之類的信息。這些文檔一般歸檔在較便宜的磁帶上，必要時歸檔在可讀寫的光碟上。
簡介
文檔管理 Document Management ，文檔是企業重要的智力資產。在企業中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等；從內容上，可能是商務合同、會議記錄、產品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭 文檔管理
對手資料、項目文檔、經驗心得等。這些文檔可能是過程性質的，也可能是公司正式發布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經歸檔不能再修改的。文檔的狀態包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。 文檔管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲、分類和檢索。文檔管理的關鍵問題就是解決文檔的存儲、文檔的安全管理、文檔的查找、文檔的在線查看、文檔的協作編寫及發布控制等問題。 文檔管理在法律事務所、保險公司、政府財政部門、廣告代理公司和其它具有大量書面文件或影象操作活動的商業領域中最為有用。 隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業的重視，但是企業在進行文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協作共享；知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業界研究的熱點。
編輯本段系統元素
在組織中可以創建哪些類型的文檔和其他內容。 對於每種類型的文檔使用哪些模板。 對於每種類型的文檔提供哪些元數據。 在文檔生命周期的每個階段將文檔存儲在 文檔管理
何處。 在文檔生命周期的每個階段如何控制對於文檔的訪問。 當團隊成員一起致力於文檔創建、審核、批准、發布或處置時，如何在組織內移動文檔。 要將哪些策略應用於文檔，以便審計與文檔相關的操作，以適當方式保留或處置文檔，以及保護對組織至關重要的內容。 當文檔在其生命周期中從一個階段過渡到另一個階段時，如何轉換文檔。 如何將文檔視為企業記錄，在這種情況下，必須根據法律要求和公司准則保留文檔。
編輯本段主要步驟
確定文檔管理角色 確保您的計劃中包含組織的重要項目負責人的反饋意見，您具有適當的團隊來實現解決方案，並且您知道誰將參與文檔管理過程。有關創建文檔管理規劃團隊的詳細信息，請參閱確定文檔管理參與者和項目負責人。 分析文檔用途 在確定使用文檔的人員後，確定他們使用的文檔類型以及使用方式。有關詳細信息，請參閱分析文檔用途。 規劃文檔的組織結構 您可以將文檔放在庫、團隊網站和門戶網站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文檔組織和存儲功能，從專門的網站（如記錄庫）到自由格式文檔庫（用於特殊文檔創建和協作）。在一個庫中，您可以進一步將內容劃分到文件夾和子文件夾中。有關詳細信息，請參閱規劃文檔庫。 規劃如何在各位置之間移動內容 在文檔生命周期的不同階段中，可能需要將文檔從一個網站或庫移動到另一個網站或庫。例如，發布過程可能包括將文檔從暫存網站移動到公共 Internet 網站。如果在網站之間移動內容時需要將內容從一種格式轉換為另一種格式，則您還需要規劃內容轉換。有關詳細信息，請參閱主題規劃文檔庫中的「規劃內容的流動」。 規劃內容類型 使用內容類型來組織有關文檔類型的信息，如元數據 文檔管理
、文檔模板、策略和工作流程。這是幫助您在整個組織中組織文檔和實施一致性所必不可少的步驟。有關詳細信息，請參閱規劃內容類型 (Office SharePoint Server)。 規劃內容控制 您可以為每種內容類型和存儲位置規劃適當的控制級別。例如，對於文檔庫，您可以計劃要求簽入和簽出以及使用信息許可權管理來防止未授權分發文檔。有關詳細信息，請參閱規劃版本控制、內容審批和簽出。 規劃工作流 通過為組織規劃工作流，當每個參與者在文檔的生命周期中進行協作時，您可以控制和跟蹤文檔在團隊成員之間移動的方式。Office SharePoint Server 2007 包括適用於一般團隊任務的工作流，如審核和批准文檔。Office SharePoint Server 2007 還支持創建和安裝自定義工作流。有關詳細信息，請參閱為文檔管理規劃工作流。 規劃策略 對於每種內容類型，應規劃信息管理策略，以確保文檔獲得適當的審計、保留，或者根據組織的機構要求和法律要求處理文檔。Office SharePoint Server 2007 包含實現審計、文檔保留、標簽和條形碼等的策略（以確保所列印的內容可以與文檔庫中的相應版本相關）。有關詳細信息，請參閱規劃信息管理策略。

C. 合同的存檔管理

我從實戰的角來度給你解決這個問題自,我也曾經做過檔案管理.把我的經驗與你分享.
你將合同按不同類別進行分類,歸檔,裝入不同的檔案袋中,裡面的合同按簽屬日期排序,建議你用EXCEL,統計和查找起來非常方便.表格的格式:
表頭(_____檔案管理)
序號 日期 名稱 內容 備注
大概就是這幾項,你可以跟據你的具體工作情況進行增減.
祝你工作順利!

D. 如何進行合同檔案管理

我建議先將合同分為幾個小類,比如合作協議類,訂購采購類,銷售類等等,然後再按年度分,同一小類的同一年度的再編號. 合同的檔案號可以編成這樣:X-2006-001 X代表協議類,2006年度,後面是順序號.因為合同的管理不同於一般的文書檔案,所以可以用特殊的編號方式.總之一句話,檔案的管理不是一成不變的,怎麼樣方便,怎麼樣科學,就怎麼來.

E. 如何製作合同歸檔表格，具體步驟是

1新建一個excel文件抄。

在草紙襲上畫好草稿，將需要數據的表格樣式及列數和行數確定。比如我需要建立一個五行六列的表格，最上面是標題行。

在新建excel中，用滑鼠選中需要的表格行數列數，然後點右鍵，「設置單元格格式」——「邊框」，在「預置」中根據需要選擇「外邊框」、「內部」邊框。

2根據需要加邊框。如果是標題處，可以取消外邊框，合並橫向或者縱向的表格。方法也是先選中需要設置的表格（第一行），然後右鍵點擊「設置單元格格式」——「對齊」，然後選中「合並單元格」

根據標題長度、寬度調整一下標題行。如我的標題是「XXXXXX公司表」題目比較長，將標題行拉寬，設置「自動換行」方法如上圖，然後根據需要左右縮進，調整居中，然後設置字體大小等。

3根據字體調整表，

如果需要列印，就要設置頁面了。我們這個表一看就是橫向的，所以選擇「文件」--「頁面設置」，選擇「橫向」，然後列印預覽一下。如果要求居中列印但是表格處於頁面左上角，就調整一下頁邊距。調整好位置後列印即可。

F. 合同如何歸檔

一、合同、協議檔案是一個單位全部檔案的重要組成部分，它是企事業單位對外進行經營活動、對內進行人事管理的有效憑證，在維護企事業單位合法權益方面發揮著不可替代的重要作用
(一)合同協議檔案反映了企事業單位對外經營活動的情況，是處理經濟糾紛、切實維護自身合法權益的有效憑證。合同、協議檔案在我校的經營管理工作中發揮了重要作用，例如：2001年學校對外承包食堂，在承包期未滿時，承包方就以利潤微薄等理由要求退出，我校根據承包協議合法的沒收了承包方交納的押金，保證了校方的利益。又如：2003年我校建設教學樓，8月份與某工程隊簽訂了《建築施工合同》，合同中雙方商定了鋼材的價格，到了年底全國鋼材價格猛漲，工程隊向我校提出要給予鋼材價格補貼的要求，並以停工相威脅;我校根據合同據理力爭，最終工程隊只好按照合同的規定繼續施工並如期完成了教學樓建設。
(二)合同、協議檔案也是處理人事問題的依據。反映企事業單位與員工聘用情況的合同、協議檔案是人事檔案的重要組成部分，是單位與被聘用者之間對考核標准、聘用時間、聘用待遇的事先約定,具有法律效力。前些年企事業單位內部往往是正式員工、招聘人員、內退人員、停薪留職人員、待崗人員、臨時工等多種身份的人員並存，現在我國加大了企事業單位人事制度改革，各單位在處理停薪留職、待崗、內退人員的問題時，就必須以合同、協議檔案作為參考依據;在實施全員聘任工作時，就更要注重做好合同、協議的歸檔工作。
二、影響合同、協議歸檔的主要因素
(一)從業人員法律意識淡保1999年我國制定並頒布了全國統一的《合同法》，合同、協議成為了具有法律效力的有效憑證。可是有些職工不學法、不懂法、更不會用法，不懂得在市場經濟下合同所具有的法律效力，不了解市場與合同的必然聯系和相互依存的關系，只顧到市場承攬業務，卻不去簽訂合同或草簽合同或簽了合同也不及時歸檔，結果遇到糾紛就沒有協商與調解的依據，或者依據不足，只好「啞巴吃黃連，有苦說不出」。
(二)從業人員對歸檔合同和合同管理相互依存的關系缺乏認識。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止以或解除全過程的管理。合同產生在合同管理的前期階段，在開始履行合同後，從業人員往往以為合同、協議的作用就到此為止了，忽視了合同、協議的歸檔工作;可是合同管理的問題大多數產生在中期和後期履行階段，如果在履行階段出現質量問題、經濟糾紛，企業就無法利用歸檔合同來維護自身的合法權益。
(三)企事業單位合同歸檔管理制度不夠完善，部分合同、協議仍處於分散狀態。隨著市場經濟的發展和人事制度改革的推進，各企事業單位產生的合同、協議越來越多，在人們的法律意識、檔案意識還不夠穩固的現狀下，缺乏對合同歸檔程序的明確規定，個別職能部門為了工作方便，簽訂的合同往往不顧及單位存檔需要，將合同自行保管，造成分散管理。
(四)合同歸檔管理的信息化程度不高。很多單位簽訂的是紙質合同，合同歸檔後仍然以傳統的紙質檔案形式存在，沒有按照現代化管理理念、應用先進的合同歸檔管理軟體把合同以電子文件的形式歸檔管理。

G. 求合同管理制度和表格

企業合同管理制度

一、總則
根據《中華人民共和國合同法》，為加強企業與其他企業商業關系，改善經營管理，完善合同管理，特製定本制度。
本制度由企業行政部實施管理。
合同管理原則：
合同必須遵守國家法律、政策。
合同必須堅持平等互利、協商一致、等價有償的原則。
合同的簽訂、履行、變更、解除和終止， 以及合同的糾紛、調解仲裁和起訴等，統一由行政部負責落實。

二、簽訂合同的許可權和范圍
對外簽訂合同（包括協議書、意向書），必須由企業總經理審核簽訂或是總經理指定的授權人在授權的范圍內代表公司簽約。

三、不準簽訂的經濟合同
訂立合同的雙方當事人必須具備合法的資格，即具有簽訂合同的權利能力和行為能力，必須具備法定性、合法性、真實性和完整性等，違反這幾條基本原則的合同均不準簽訂。其細則如下：
違反國家法律、政策的合同；
採取欺詐、脅迫等手段簽訂的合同；
違反國家、企業利益和社會公共利益的合同；
代理人超越代理許可權簽訂的合同；
與未取得營業執照的商業機構簽訂的合同；
與無履約能力與承擔經濟責任能力者簽訂的合同；
條款明顯有欠公允的合同。
凡簽訂沒有法律和經濟保證的合同或假合同、利用合同搞違法活動等等，一旦發現和查出送交司法機關處理。

四、簽訂合同應具備的條款及內容
1、合同當事人的名稱（包括姓名）、營業詳細地址；
2、合同簽訂的日期、地點；
3、合同的類型和合同標的種類、范圍；
4、合同標的技術條件、質量、標准、規格、數量；
5、履行的期限、地點和方式；
6、價格條件、支付金額、支付方式和各種附帶的費用；
7、違反合同的賠償和其他責任；
8、合同必須有法人單位的公章和私章（或簽字）；
9、凡重大經濟合同，必須要有對方主管部門及銀行擔保。

五、合同的管理
1、行政部要建立合同檔案，根據合同的時間分類編號妥善保管並復制一份交財務部同步使用，財務部收付款時，要有時間、金額和標的記錄，隨時監督合同的履行情況並將付款進度及情況同步報行政部相應備案。合同終止後，二個部門各自歸檔備案。
2、各部門必須指定一名專職或兼職人員負責合同的管理工作。凡是簽訂生效的合同必須建立檔案資料，按合同類別編號分別保管。檔案資料包括：合同的協商記錄（包括協商地點、時間、目的以及雙方法人的姓名）；
往來信件和電報；
往來電話和傳真記錄；
有關文件資料；
合同的變更和解除的重要資料；
合同的附件和圖紙等；
合同履行記錄和執行情況的記錄等。
3、合同履行完畢時，各有關部門要及時檢查有關遺漏問題，然後歸檔妥善保管備查。
4、各部門合同管理人員，如發現對方沒有按合同規定履行或有其他問題時，要及時向部門主管反映情況，如發現有重大問題時，有權單獨向企業總經理反映問題和情況，以避免重大經濟損失。

六、變更和解除經濟合同
變更和解除合同，需經過合同雙方當事人協商同意。

七、附則
凡涉外合同必須通過涉外管理部門辦理。
本制度解釋權歸行政部。
本制度自頒布之日起執行。

H. 求：合同管理規定以及合同管理流程和登記表格

經濟合同管理辦法

第一章 總則

第一條 為了實現依法治理企業，促進公司對外經濟活動的開展，規范對外經濟行為，提高經濟效益，防止不必要的經濟損失，根據國家有關法律歸定，特製定本管理辦法。

第二條 凡以公司名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。

第三條 訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。

第四條 本辦法所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。

第五條 除即時清結者外，合同均應採用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第六條 國家規定採用標准合同文本的則必須採用標准文本。

第七條 公司由法律顧問根據總經理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監督有關部門的合同訂立、履行等工作。

第二章 合同的訂立

第八條 與外界達成經濟往來意向，經協商一致，應訂立經濟合同。

第九條 訂立合同前，必須了解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。

第十條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委託方能對外訂立書面經濟合同。

第十一條 對外訂立經濟合同的授權委託分固定期限委託和業務委託兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員採用固定期限委託的授權方式，其他一般人員均採用業務委託的授權方式。

第十二條 授權委託事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續，領取、填寫授權委託書，經公司法定代表人簽字並加蓋公章後授權生效。

第十三條 符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：
1. 單筆業務金額達一萬元的；
2. 有保證、抵押或定金等擔保的；
3. 我方先予以履行合同的；
4. 有封樣要求的；
5. 合同對方為外地單位的；

第十四條 經濟合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等），數量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。

第十五條 對於合同標的沒有國家通行標准又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。

第十六條 合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，註明本辦法所規定的合同主要條款，註明不能訂立書面合同的理由，並經總經理批准同意，否則該業務不能成立。

第十七條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須註明合同對方的單位名稱、地址、聯系人、電話、銀行賬號，如不能一一註明，須經公司總經在我方所留的合同上簽字同意。

第十八條 合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據按規定的流程經各業務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經理審核通過後加蓋公章或合同專用章方能生效。

第十九條 公司經理對合同的訂立具有最終決定權。

第二十條 流程中各審核意見簽署於合同流轉單據及一份合同正本上，合同流轉單據作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章後留存並及時歸檔。

第二十一條 對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章並且原則上先由對方簽字蓋章後我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字後以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經理特批。

第二十二條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

第二十三條 合同蓋章生效後，應交由合同管理員按公司確定的規范對合同進行編號並登記。

第二十四條 合同文本原則上我方應持單份，至少應持二份，合同文本及復印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業務部門等各部門分存，其中元件由財務部門和辦公室留存。

第二十五條 非書面合同代用單也視作書面合同，統一予以編號。

第三章 合同的履行

第二十六條 合同依法訂立後，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，

第二十七條 業務部門和財務部門應根據合同編號各立合同台帳，每一合同設一台帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。

第二十八條 有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理匯報並通知法律顧問。

第二十九條 財務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：
1. 應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未採用非書面合同代用單的；
2. 收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。

第三十條 付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。

第三十一條 在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可，經總經理簽字同意後，再轉財務審核付款。

第三十二條 合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。

第四章 合同的變更和解除

第三十三條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、財務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經理審核通過方可。

第三十四條 我方變更或解除和同地通知或雙方的協議應當採用書面形式，並按規定經審核後加蓋公章或合同專用章。

第三十五條 有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內向公司總經理匯報並通知法律顧問。

第三十六條 變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發的要求，掛號寄發或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

第三十七條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本
辦法規定的管理范圍。

第三十八條 合同變更後，合同編號不予改變。

第五章 其他

第三十九條 合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密。

第四十條 業務部門、財務部門應當根據所立合同台帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內的合同訂立或履行情況，由法律顧問據此統計合同訂立和履行的情況，並向總經理匯報。

第四十一條 各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，由法律顧問確認後交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。

第四十二條 公司定期對合同管理工作進行考核，並逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同台帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。

第六章 責任

第四十三條 凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。

第四十四條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。
第七章 附則

第四十五條 本辦法適用於偉凡公司本部和各部門。

第四十六條 本辦法解釋權歸公司總經理。

第四十七條 本辦法自下發之日起生效實施。
摘自房地產E網： http://www.fdcew.com/